Il y a d'abord le volume suffocant d'e-mails. C'est la plainte numéro un. Mais le plus gros reproche suivant, que j'ai entendu de mes clients, c'est qu'ils passent beaucoup trop de temps aux réunions.
Un de ces commentaires sonne pas vrai sur les réunions où travaillez-vous ?
• trop de temps
• aucun ordre du jour (ou, s'il y en a un, nous ne suivons pas elle)
• randonnée, nous recevons hors sujet beaucoup
• est peu effectivement décidé
• vouloir ont juste distribuer un mémo
• le patron fait la conversation
• aucun suivi des engagements ne pris
Je peux jamais tout à fait comprendre ? Avec des gens tellement attachés pour le moment, il semble clair que les réunions excessives consomment une « charge de la mère » pendant laquelle les gens occupés aujourd'hui pourraient mettre à meilleur escient. Pourquoi ne sommes-nous pas temps de « opérations minières » de nos rencontres ?
Si vous comme moi et veulent aller après un certain de ce précieux temps, adopter l'esprit fondamentaux suivants, positionnez vos réunions : traiter toutes les réunions comme un investissement. Temps et énergie des participants sont des ressources précieuses. Lorsque vous appelez une réunion, toujours être penser à comment vous pouvez maximiser le rendement sur l'investissement de tous temps.
Voici les six questions à vous poser donc vos réunions sera productives et satisfaisant pour tous en cause... et prennent moins de temps !
1. Pourquoi est-ce que je suis appelle cette réunion ?
C'est malheureux, mais la raison la plus fréquente des réunions sont convoquées consiste à échanger, recueillir ou faire passer l'information. Fais attention. Cela peut être une vraie perte de temps. Si plus de 25 % du temps de votre réunion est informatif, il y a probablement un moyen plus efficace d'y parvenir, tels que l'e-mail ou Mémo.
Cela étant dit, Voici quelques très bonnes raisons de convoquer une Assemblée. À...
• veiller à ce que toutes les parties ont la même compréhension autour d'un problème
• surface nouvelles questions
• élaborer des stratégies ou plans d'action
réaction populaire • adresse de nouvelles informations, des annonces ou des changements dans les plans
• résoudre les problèmes/prendre des décisions
• concilier les différences
• Assembler les différents points de vue et obtenir l'engagement
Être très clair sur votre objectif global avant de vous convoquer à une réunion.
2. Ce qui précisément je veux accomplir ?
• Quelles sont les questions réelles ou les questions à traiter ?
• Quels sont les résultats attendus ou les résultats ?
• Le groupe être prise de décisions ou juste apporter une contribution ?
• Nous voulons développer un plan d'action avec échéancier engagements ou nous partageons simplement mises à jour sur les activités de tout le monde ?
Réponses à ces questions déterminera l'ordre du jour, combien de temps votre réunion doit être et combien de temps devait être répartie sur les différents points.
3. À qui dois-je inviter ?
Considérer le coût d'opportunité pour une personne à votre réunion par rapport à l'avantage de sa présence. Relevez le défi sur dont la participation est vraiment indispensable et qui est en option ? En outre, tout le monde doit-il être là pour toute la réunion ? Généralement pas.
Où il est logique, faites les invités à savoir que c'est OK pour assister à la partie où ils peuvent add–or receive–value. Plus loin dans cet esprit, rendent tout à fait acceptable pour invités à remettre en question la nécessité de leur présence avant de s'engager à assister. En tant d'organisations, si vous refusez une invitation, vous êtes vu comme dévalorisant la réunion... et souvent, par extension, l'organisateur de la réunion.
4. Que dois-je faire avant la réunion ?
Envoyez toujours un ordre du jour, à l'avance, même si c'est seulement plusieurs balles courtes dans un courrier électronique rapide. Solliciter tous les éléments d'autres serait comme inclus dans l'ordre du jour. Pour gagner du temps de réunion, distribuer les questions, problèmes, mémos, articles, etc., pour la préparation à la lecture et demander aux gens de se préparer à contribuer leurs idées ou recommandations. Rappeler aux personnes spécifiques des rapports ou présentations, qu'ils se sont engagés à faire.
5. Comment dois-je utiliser la réunion ?
Commencer à ou moins de cinq minutes de l'heure convenue. Immédiatement, il reconnaît la valeur du temps des participants et rend hommage à ceux qui arrivent à l'heure.
C'est un fait de la vie organisationnelle, cependant, que certaines personnes arrivent physiquement dans la salle à l'heure, mais ne sont pas immédiatement « présents ». Ils sont préoccupés, ressassant les choses qui sont arrivées plus tôt ou de se préoccuper de questions, qu'elles doivent procéder après la réunion. Il est un signe si leurs chefs sont toujours penchés sur leur BlackBerry.
Pour attirer l'attention conscient sur du peuple ceci, essayez l'ouverture avec quelque chose comme: « personne n'a à dire ou faire quoi que ce soit afin d'être pleinement présents pour cette réunion? »
Gardez votre réunion se déplaçant le long de croquant, selon l'ordre du jour. Bien sûr, les débats peuvent aller hors piste ou un élément pouvez avoir besoin de plus de temps. Dans l'affirmative, arrêter la conversation et parvenir à l'attention du groupe. Obtenir l'accord du peuple de s'écarter de l'ordre du jour.
Parfois le groupe simplement se coince, enfermé dans un désaccord ou qui luttent sur une définition des termes. Comment reconnaître quand il arrive ? L'énergie du groupe indication–the bonne chute. Dans ce cas, interrompre la conversation et décrire ce que vous observez. Dire quelque chose comme :
• « Je pense que nous sommes coincés » ou « Il se sent comme nous avons s'essouffle »
• « Tout le monde se sent-il cette façon? »
• « George et Sally, vous avez plaidé ce point même durant les dernières quarante minutes. Nous devons aller ".
6. Quelle est la meilleure façon de clore ma séance ?
Toujours conclure avec ces deux éléments :
1. « W3 » – qui va faire quoi, quand ? Cela clarifie les décisions prises et invite la responsabilisation prendre des gens pour leur mise en œuvre.
2. Ensuite, brille la lumière brièvement sur le « comment » votre séance s'est passé, avec un processus rapide debrief: « qu'avons-nous bien aujourd'hui ? Que, si quoi que ce soit, pouvons nous faire pour être plus efficace, la prochaine fois?"
Si vous approchez vos réunions avec ces six questions à l'esprit, tout le monde appréciera. Votre investissement lourd en réunions produira des rendements supérieurs. Vos réunions auront moins de temps.
Et les gens qui fréquentent devront trouver autre chose pour rogne sur... une fois qu'ils sont épuisés par se plaindre de ces e-mails infernales.
No comments:
Post a Comment