Réunions pourraient considérer comme un mal nécessaire de la vie au travail tous les jours. Une réunion mal organisée sera non seulement une perte de temps énorme, mais peut aussi ruine votre crédibilité auprès de vos collègues. Il est extrêmement important que vous apprenez les rudiments de la tenue d'une réunion courte et bien organisée.
La chose la plus importante simple pour vous de le faire avant la réunion est d'élaborer un plan d'action. Une réunion sans un ordre du jour est total et pur chaos. Rien ne sera jamais résolu et la réunion va glisser jamais. Un ordre du jour est comme une feuille de route pour guider tout le monde à bon port. Ne considèrent pas encore de tenue d'une réunion sans un.
Lorsque vous préparez votre ordre du jour, identifiez l'objectif de votre réunion. Clairement l'objectif de la réunion sur l'ordre du jour. Ensuite répertorier chaque élément devant être discutées par ordre d'importance. Donner un délai pour chaque élément et le résultat attendu de la liste. Distribuer l'ordre du jour une semaine avant la réunion. Confirmer que toute personne fréquentant a toutes les informations dont ils ont besoin et les présentateurs sont clair sur combien de temps ils sont attribués. Tout en circulant de l'ordre du jour, affirment que la réunion commencent à l'heure et se terminent à l'heure.
Quelques heures avant la réunion doit commencer, envoyez un courriel à tous ceux qui participe à votre réunion. Indiquer l'heure de début de la réunion, le lieu et l'heure de fin de la réunion. Il s'agit de sorte que personne n'aura une excuse pour être fin ou, pire, oubliant qu'ils ont une réunion pour assister à.
Le jour de la réunion, répétez votre présentation. Arrivez tôt et confirmer que tout le matériel nécessaire est en place, tels que chaises, tableau blanc et marqueurs, copies de documents, etc. café. Essayez de ne pas donner tous les documents au début de la réunion, que les gens ont tendance à lire les documents et ignorer les haut-parleurs.
La meilleure configuration pour une réunion est une table ronde où tout le monde peut face à face. Cela encourage la participation et décourager le relâchement ou assoupissait.
Commencer à l'heure. Circulez la réunion conformément à l'ordre du jour. Si quelqu'un tente de faire dérailler l'ordre du jour par les commentaires de longue haleine, être assertif et obtenir la réunion sur la bonne voie. Offre de rencontrer cette personne sur une base un à un si nécessaire pour maintenir la réunion qui coule.
Si un article sur l'ordre du jour n'est pas obtenir résolu dans un délai raisonnable, se déplacer à la présidence de l'élément et plan pour résoudre le problème à un autre moment. Cela aidera à garder la réunion se déplaçant le long.
Lors de la présentation, respecter le temps alloué à l'ordre du jour. Dire ce que vous devez dire des phrases simples en bref. Répondre aux questions avec la réponse le plus court possible faire passer votre message et se déplacer. La plupart des gens aiment s'entendre parler. Résistez à la tentation d'élaborer sur chaque point de que vous faire juste pour entendre le son de votre voix.
Terminer votre réunion à l'heure. Si toutes les questions ne sont pas résolus, prendre note et de suivi à une séance ultérieure ou par le biais de contacts personnels. Avec le bon ordre du jour, votre réunion peut rester court et au point.
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