Ennuyeux ! That¡¦s la plainte que lorsqu'on parle de rencontres en tête de liste. Entreprises américaines réunir 11 millions par an, et les participants conviennent que plus de 50 % de ce temps est gaspillé. Participants à la réunion plus réguliers admettent à rêvasser (91 %), il manque des réunions (96 %), en retard ou laissant précoce (95 %), apportant d'autre travaux avec eux (73 %) ou assoupi (39 %). Mise au point et maintenir votre audience¡¦s attention est le défi de planificateurs de réunions partout dans le monde. Il faut un peu de temps et d'effort pour planifier une réunion que tiendra votre attention audience¡¦s de bout en bout.
Pour parer les plaintes et d'assurer une productivité maximale, considérez ces questions importantes dans la planification d'une réunion :
Synchronisation est tout. Don¡¦t organiser un rendez-vous pour lundi matin quand les gens essaient d'obtenir leur tête dans le jeu, planifier leur semaine et répondre à leurs courriels. Évitez de droit après le déjeuner, quand les gens sombrent dans la mode sieste. Et oublier de tenir une réunion vendredi après-midi quand tout le monde veut sortir de la porte pour le week-end.
Inviter les bonnes personnes. Inviter les personnes qui seront le plus d'avantages, ceux qui peuvent apporter une contribution réelle et ceux qui ont le pouvoir de prendre des décisions. Envoyez une réunion sommaire aux autres parties intéressées. La recherche indique que les participants de 5 à 9 est le nombre optimal de discussion productive et de la décision. Casser les grands groupes en groupes de travail petits après l'introduction initiale.
Fixez-vous un objectif spécifique. Réunions sont plus aptes à rester sur la piste lorsque les participants savent exactement pourquoi la rencontre a été prévue et l'objectif spécifique à accomplir. Décider pourquoi you¡¦re se réunissent. Est-ce pour partager des informations, de remue-méninges ou de prendre une décision ? Envoyer les participants un ordre du jour avant la réunion afin qu'ils arrivent préparés.
Rester sur la bonne voie. Personnes perdent intérêt lorsqu'une réunion s'infléchit vers le hors piste. Coller à la chronologie de l'ordre du jour et de la réunion. Changer les supports de présentation ou tactiques périodiquement aidera à recentrer les participants sur l'ordre du jour de la réunion. Gardez une liste déroulante des idées hors-travail ou des questions dans un lot¡¨ de ¡§parking si vous pouvez continuer avec l'ordre du jour sans perdre les idées utiles qui peuvent être abordées plus tard.
Lorsque les gens communiquent, ils gagnent 10 % de la signification des mots, de 20 % de style de livraison et de 70 % par rapport à des indices non verbaux et le langage corporel. Le présentateur et la présentation sont plus importants que les mots réels à faire passer votre message. Et dans notre monde tourmenté, multi-tâches, attention span isn¡¦t ce qui c'était. Ces facteurs sont particulièrement importants compte tenu du nombre croissant d'entreprises qui se servent de téléconférence et vidéoconférence pour atténuer l'augmentation des coûts de voyage et des contraintes de temps employé. Réunion des planificateurs peut prendre un bout de télévision qui utilise la formule : serrer, d'éblouir et de flux pour rivet l'attention de l'auditoire.
"XTighten. Serrer l'objectif de la réunion en définissant simplement un ou deux buts. Serrez votre livraison avec la préparation et la pratique. Resserrer le contrôle de l'environnement de la réunion par l'optimisation de la température, ventilation et éclairage. Dans un récent sondage, mauvaise expression orale (surutilisation voix, répétition, over-gesturing et buzzword monotone), manque d'orientation et de l'inconfort physique étaient plus cité comme causes de la perte de concentration au cours de réunions.
"XDazzle. Être enthousiaste et partager votre passion ou la croyance dans la tâche ou le but. Enthousiasme est contagieux et livre à l'attention des participants. Utiliser des tactiques décrites ci-dessous pour garder la réunion frais et intéressant. Réveiller les gens en faisant les imprévus : se rencontrent dans un restaurant à la place de la salle de conférence, jouer à un jeu, passer des médias visuels, solliciter la participation du public, etc..
« XFlow. Maintenir la continuité en adhérant à votre agenda et vos délais.
Pour garder les participants à la réunion sous tension et engagé, essayez ces 10 conseils pour retenir votre attention d'audience¡¦s lors d'une rencontre :
1. Utiliser l'humour. Raconter une blague, l'histoire drôle ou l'expérience personnelle en rapport avec le thème de la réunion. Ou ouvrir votre présentation avec un toboggan amusant, la célèbre citation ou la caricature. Dilbert est idéal pour se moquer lors de réunions et de la vie de l'entreprise.
2. Offrir des rafraîchissements. Boissons fraîches et rafraîchissante ¡V glace eau, jus, soda, glacé thé ¡V et facile-à-manger salés ou savoureuses en-cas peuvent aider les participants à rester vigilant.
3. Disponibilité des mains. Placer les petits casse-têtes, mini kits Lego ou minuscules pots de pâte à modeler en face de chaque participant. Certaines personnes pensent et concentrent mieux quand ils ont quelque chose à voir avec leurs mains. Inviter ceux qui prennent soin de ¡§to play¡¨ pendant qu'ils travaillent.
4. Poser une question. Poser une question au début de la réunion, mais les participants de dire don¡¦t vous voulez une réponse jusqu'à la fin. Afin d'encourager l'écoute active, offrir un petit prix (trimestres pour le distributeur automatique ou un coupon de Starbucks) pour la première bonne réponse.
5. Engager les participants. Encourager et à solliciter les vues et la discussion de tous les participants. Contact avec les yeux permet d'attirer les gens. Lancer une boule de Nerf dans toute la pièce. La personne qui attrape la balle doit offrir un commentaire ou une suggestion avant de ce lancer à un autre participant. Ont des participants Voir l'accord ou le désaccord en tenant le pouce levé ou thumbs-down.
6. Téléchargez personnelle. Crédit participant¡¦s de réunion lors de présentent des faits, des statistiques et des idées. Encourager les participants à l'actionnariat de la réunion en offrant des détails de leur participation ou de réalisations.
7. Show and tell. Visuels permet de faire passer votre message. Réveiller les choses avec une démonstration pratique ou graphique de PowerPoint. Utiliser une variété de tactiques visual pour désodoriser les choses.
8. Déverrouiller le mystère. Statistiques et concepts abstraits peut causer des yeux people¡¦s glacer. Fournir une comparaison compréhensible ou expliquer l'implication du monde réel. Lorsque cela est possible, portent les numéros sur la vie personnelle de participants¡¦.
9. Faire bouger les choses vers le haut. Pop a Q & A ou session de remue-méninges au milieu d'une discussion. Faire des jeux de rôle afin de revitaliser l'attention. Solliciter d'autres perspectives et stimuler la pensée créative en passant sur des feuilles de papier sur laquelle chaque participant a écrit un problème ou une préoccupation. Dossier est transmis à droite où le destinataire a 60 secondes pour écrire sa première pensée sur le problème. Continuer à transmettre les documents toutes les 60 secondes jusqu'à ce que chaque personne reçoit sa propre feuille de retour. Invite le groupe à partager et discuter des réponses.
10. Snappy fin. Garder la fin de la réunion de s'enliser dans les conclusions et les observations répétitives. Donner à chaque participant un ballon soufflé. Si quelqu'un est en liquidation sur trop longtemps, estime-t-il, il peut pop son ballon à ¡§stop l'air chaud. ¡¨
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